产品经理文件管理与文件归档的通用规范

编辑导语:你是否会遇到总是找不到自己想要的文件在哪里,不知道如何规范管理自己的文档?作者分享了一些自己的做fǎ,我们一起来看下。

最近好朋友想转产品,自己去查找学xí产品经理时整理的资料时,发现文件内容存的特别乱,特别杂。

  • 毕业论文存在了原型文档里;
  • 想找的Axure组件存在了面试文件夹里;
  • 还有一些明明记得存的文档,却怎么也没找到。

当时保存的文件完美的中了以下三个词。

我将自己的保存文件的思路与具体方fǎ分享给各位。

一、文档存放分析

  • 首先结合产品工作的场景来看。
  • 需qiú来了,你要写个需qiú文档。
  • 需qiú评审了,一顿怼后,接着改。
  • 项目结束了,你要发个发布通知。
  • 上线前,写个培训文档,给相关同事做个产品培训。
  • 来了个新同事,让你给他个产品说明书。
  • 合作方要个接口文档,让发给他一份。
  • X同事发给你一个招标文件技术偏离表,让你帮忙标注。
  • 甩锅开始,开始翻文件,找证据。
  • Q1结束了,写个季度汇报。
  • ……

从以上场景中,我们可以归类出文件类别主要有:

  • 临时文件:写过改天就不会再用的。
  • 项目文件:真正工作输出的文档。
  • 个人文件:与实际工作X无关。

我们接着抽象来看,我整理出了一个文件的生命周期,具体如下:

然后根据文件类型与文件生命周期,找到一种能够同时满足的文件管理方fǎ即可。

二、我的文件层级关系

下边直接说目前我找到文件管理方式。

首先,文件夹的层级关系如下:

采用这种方式的原因:

根据文件生命周期图,文件最终归宿是归档留存的,以终为始。

在项目开始时,按照归档文件的形式建立文件夹,过程中的文件随时更新调整。

对于其他同事输出的文档,如UI图,测试用例等,在需要归档时找到相关人要到最终文档补充进去即可。

文件层级关系说明:项目文件、个人文件、曰常文件、临时文件各建立文件夹。

1. 项目文件夹:用于存储项目相关的文件内容

在项目文件下,单独按照不同项目+不同版本建立文件夹。

在每个项目版本文件夹内,按照项目liú程划分,再分别建立:项目文档、计划管理、需qiú管理、UI设计、技术管理、测试管理文件夹。

当然这些文件夹看自己的曰常工作要qiú,我司是什么文件都找产品要,所以我就把项目相关文档都X汇总。

项目内文件夹单独说明:

  • 项目文档:存放与本次项目相关的文档,如参考资料、发布通知、培训文档等,根据项目文档分类的不同,可再新建文件夹,如新建个参考资料文件夹。
  • 计划管理:版本排期计划、项目管理计划等。
  • 需qiú管理:最常用的文件夹,存放需qiú文档、liú程图、原型源文件等。
  • 文档UI设计:UI相关内容,可待UI稿确定后再补充内容。
  • 技术管理:技术相关文档,如接口文件、接X术方案等,可待文档确定后再补充。
  • 测试管理:测试同事输出的相关文档,可待文档确定后再补充。

2. 个人文件

存储个人工作内容,如述职ppt等。

3. 曰常文件

杂七杂八但和项目不挂钩或关系不大的。

4. 临时文件

不重要但是没地方放的文件,只是起到个存放

三、我的文件命名方式

开始命名前我们先说下命名原则。

精准:每个文件的命名要准确表达,文件的名称要详细、规范、避免重复与歧义。

一致:文档内容的X出口最初在产品这,至少在自己在存文档时要做到同一个项目的文件名称X,不然按照关键字模糊搜索时也是很苦bī。

比如以前做过一个项目,X内项目组成员叫移动审方项目,X同事叫X审方项目,外包叫在线审方项目……

1. 具体的命名规则

(1)项目文件夹

序号+名称。

  • 01_X医院
  • 02_X指导

(2)文档命名规则

序号+项目名称+项目版本号+文件名称+最新更新曰期(精确到分),其中序号可有可无,影响不大。

  • 01_X医院V1.0_需qiú文档_202106151445
  • 01_X指导V2.7.4_liú程图_202105201934

曾经采用的方式为:序号+项目名称+项目版本号+文件名称+文件版本号+最新更新曰期。

直到多次出现过如下对话:“项目版本是V1.0,还是文档版本?”

同时出现2个版本号提升了多余的沟通成本,我便取消了这种方式,只保留一个项目版本号,毕竟自己写的文档自己能做区分就行,对外只需要给出确定版即可,无需新增多余的认知成本。

2. 其它说明

(1)个人文件与其它文件说明

对于不属于项目文件,但是属于工作内容中的一部分。

如X常会帮忙处理X同事的标书技术偏离表,我司每月要每个员工填写绩效评价表,这些文件则可以直接建个新的文件夹,单独存放即可。

由于这些文件数量是累加的,我便直接采用了两种方式:

  • 数量累加速度较快的,按年-月划分文件夹
  • 数量累加速度可控的,直接存放文档

(2)临时性文件与一次性文件说明

我采用的方fǎ是:

  • 直接保存在桌面,定期清理即可,后来发现自己也没定期清理过,然后就有了第2种。
  • 建立个临时文件夹,用于保存临时文件。

(3)对于临时文件小方fǎ

X微信/钉钉/飞书等通讯工具发出的文件,直接对话框内X文件,word打开,处理完成后保存,然后在转发刚才的文件消息即可。

因为文件已经存在电脑的某个位置了,处理完保存后,直接转发的就是处理后的文件。

3. 其它方fǎ

借助工具,如Everything、X桌面、dropit等文件管理工具。

当然,如果自己有了文件存储规范,工具的作用就不是那么重要了。

四、总结

这是我目前的文件管理方式,整体使用来看还是可以满足自己的需qiú的,当然这也是给大家X个思路,毕竟适合自己才是最重要的。

如果你觉得这种存储方式还不错,但是懒得建文件夹。

我做了个批量生成文件夹的.bat文件(不支持Mac),直接在文件夹内X运行就可以批量生成和我目前一样的文件夹,无需手动创建。

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