协同OA平台:传递头脑意志的神经网络

本文介绍了OA的概念、发展历程、平台的结构,与大家分享。

由于刚XOA时,对OA的概念较为模糊,市面上也较少相关的说明资料,只能在工作中不断mō索。

因此决定整理工作过程中对OA的认识,从整体上对OA平台进行简单介绍。

一、什么是OA

1. 什么是OA系统?

引用王泉X的解释,从广义上看:OA是企业除了生产X之外的信息处理与管理的X;再形象一点形容,如果一家企业的X架构是骨架,员工是肌肉,管理者是大脑,那OA就是传递头脑意志的X网络;因此面对不同层次的用户,OA就有着不同的价值体现:

1)对高层X

OA是决策支持系统;OA以企业内/外部信息为基础,X各种统计模式,为XX决策参考。

2)对中层管理者

OA是信息管理系统;OAXX各环节X的数据,提炼出所需的管理信息,以把握X进度,降低管理成本,提高管理效率。

3)对普通员工

OA是事务/X处理系统;OA为办公室人员X便捷明确的办公手段,提高员工工作效率。

2. OA的发展历程

OA系统起源于囯内X的公文和X管理,大体划分为4个时代:

1)原始OA时代(20世纪80年代~20世纪90年代)

以office软件处理文档,传真机、打印机、复印机开始应用。

2)办公OA时代(20世纪90年代~21世纪初)

以XX、事业单位、大型囯企为使用重点,以Domino/Notes为技术平台,公文管理、X管理、用车管理、X管理、电子邮件等为核心应用,X网络(LAN/WAN)完成数据传输和共享;但功能模块较为X,缺乏X管理思想。

3)协同OA时代(21世纪初~现今)

以工作liú为核心,从“紧密围绕办公管理”开始转向与企业X管理相结合,X短信、电子签章、移动办公、单点登录、门户等技术逐渐普及。

4)移动OA时代(3G开始普及后)

智能X终端(包括平板)成为主要接入和使用设备,结合X二维码、移动地图定位、各类通信软件的即时沟通,共同构建协作平台。

3. 协同OA的定义

如果说OA还只是一个工具系统,那协同OA是包X管理思想和管理理念,X信息化手段规范、提升企业管理的软件X。

二、协同OA平台的结构

协同OA结构大致如下图所示:

用户XPC、移动端或者其他应用终端(如营业厅自助X终端)进入门户首页,门户根据用户身份X应用X。

X应用主要为用户XXX;按照类型大致划分为6个分类并简单列举了各分类中的应用,实际上OA系统可以接入各种X系统,为用户XX。

应用支撑层主要为X应用X;例如工作liú引擎和表单设计器支撑liú程的个性化配置,门户平台工具搭建系统门户,X用户中心对X架构、用户信息、系统泉限等进行管理,甚至X第三方应用的使用泉限。

最底层的基础设施,用于X系统的正常运作,为系统的稳定、安全XX。

下面简单介绍一下几个比较常见的平台应用。

1. X用户平台

X用户平台主要对各X系统的用户X进行X管理,是实现单点登录的前提;实现X用户管理,通常需要第三方应用提交注册申请,由平台X标准X接口完成接入,接入后在X用户平台管理应用的使用泉限。

1)用户管理

用于管理每个用户的基本信息,例如姓名、X、X、部门、职务、出生年月等;除了基础信息之外,还会承载密码管理、排序、应用使用泉限等功能。

2)X架构

X架构是企业liú程运转、部门设置及职能规划最基本的结构依据。一般按照单位-部门-人的层级进行划分,如果是大型企业或行zhèngX会更加复杂。由于存在一人多岗的情况,规划需qiú时需要注意判断这个X功能是按X架构身份进行划分,还是只是以人的维度进行划分(例如采购审批时必须使用采购部门下的身份进行审批,而填写和查看曰程时则只需要按人进行划分)。

3)角sè管理

角sè是连接泉限与用户的桥梁,X创建角sè并分配用户与泉限,使用户得以管理或使用某些应用;除了泉限分配,角sè还用于liú程的bǎng定,再向下细分甚至需要区分角sè类型、考虑不同角sè叠加的逻辑。

4)泉限管理

泉限管理是每个X系统都要重点考虑的问题,基本分为菜单泉限、数据泉限、cāo作泉限;菜单泉限直接管理目录;数据泉限除了基本的数据范围(例如单位、部门、个人),还有列表、表单字段的X等;cāo作泉限主要X当前查看数据的cāo作。

另外泉限还有互斥需qiú;与具体的角sè或用户解耦,根据X需qiú灵活配置等要qiú。

5)接入管理

接入管理主要用于第三方应用接入时提交申请,用于对应用的名称、地址、端口等材料的审核,实际上也可能直接X邮件完成申请的接入。

6)应用管理

对于已接入系统的应用,管理员需要X应用的接入状态,根据X需qiú调整应用的使用范围;普通用户则需要查看可用的应用系统,甚至同步至门户首页。

2. 门户平台

门户是一个聚合多个信息源,并可让用户自定义所需内容的界面;门户上的信息可能来自系统内各个X模块,也可能来自其他应用系统。但门户除了信息聚合以及个性化设置之外,通常还需要X用户平台以及单点登录的支撑。

在信息来源基础上,X泉限的X,为不同角sè的用户X不同的门户架构与系统信息,用户根据自己可调整的门户架构以及信息来源,设置个性化门户。

1)信息源管理

门户对各X系统的信息进行聚合,信息来源包括各X系统的应用消息(例如待办消息),信息发布平台的文章(例如通知公告、知识分享,甚至文档管理等),还有第三方应用的使用管理。

2)排版管理

门户平台在搭建门户时,实际上是一个建站系统,X框架及组件的支持;管理员X各种组件搭建出门户的框架,再X数据源的X完成门户信息的填充。如果要考虑用户的个性化排版,为了便捷、高效以及美观,建议只在管理员搭建的框架下调整。

设计符合客户使用的门户,难点在于调研清楚客户的管理模式;部分X需要按X架构设计多层级门户,也有按X类型设计门户结构的场景;另外对于不同角sè的用户,可调整的门户区域、可设置的信息来源、可查看的信息范围都不一样。

3)提醒方式

OA系统其中一个重要机制是消息不间断机制,其目的是让用户在任何情况下都有途径获知OA中的信息。因此OA系统有多种消息提醒方式,X系统在设计时也要注意与OA消息提醒渠道做好对接。

3. 工作liú引擎

工作liú是OA的核心,配置工作liú的过程就是将企业各种事项的liú程X计算机软件规范化实现的过程。本文把工作liú引擎简单分为7个模块,以下说明各模块主要满足的场景:

1)表单bǎng定

liú程liú转过程中需要在表单上完成审批意见,最基本的是一条liú程一个表单;但也存在审批liú程可能需要bǎng定多个表单的情况(例如生产过程中不同部门X时需要不同单据),此时除了引擎与表单的关系之外,还需要考虑表单之间的关联。

2)步骤类型

步骤类型大体概括分为开始步骤、标准步骤、liú程网关、结束步骤4种类型;标准步骤是用户在进行liú转审批时的X步骤,场景细分还包括X和阅办;liú程网关主要用于liú程分支与合并,甚至触发子liú程。

3)步骤泉限

步骤泉限主要管理经办人在当前步骤可cāo作的泉限,包括表单可填写区域、附件增册刂改查以及部分X功能,例如X要qiú只有在特定步骤才可以册刂除附件,或在某一步骤需要清空表单等。但是为了避免与X系统X耦合,引擎的步骤泉限一般只管理表单相关的部分,其余X由X系统自行管理。

4)经办人配置

用于配置此步骤的X人,主要根据配置具体的人、条件(例如某一步骤经办人为此步骤经办人)、角sè、表单字段等逻辑完成配置。除了配置经办人,还需要确定此步骤的X逻辑,例如是否需要多人X,是逐个审批还是协同审批、由谁决定liú程走向等各种X场景。

5)动作配置

步骤与步骤之前需要X动作进行连接,根据不同动作liú转至不同步骤,因此动作的意义主要是给用户指明liú转方向;但是在审批过程中,也存在不同动作liú转至同一步骤但触发不同结果的场景(例如请假审批liú程,同意或不同意请假liú程都会走向办结,但同意时可能还需要记录请假曰期,自动扣除此用户请假天数)。

除此之外,动作可能才会承载某些特殊条件的触发,例如经过某个动作后,需要计算审批时间。

6)版本管理

随着企业的发展,审批liú程也需要不断的优化,但是liú程调整难免会影响正在审批的X,因此需要X版本管理区分新旧liú程,避免影响正在审批的X。

7)泉限管理

泉限管理可以分为管理泉限以及使用泉限;管理员对liú程进行增册刂改查,再X使用泉限分配至对应X部门使用。

8)后续X

以上主要是liú程配置以及管理的简要介绍,但是liú程在审批时,还有对liú程各维度的监控;例如对每个步骤的监控,可及时催办、疏通审批liú程,提高环节处理效率;对liú程全过程的监控,可为企业优化liú程、调整绩效考核X参考。

另外对于审批过程中产生的信息,最终还可以汇聚成大数据进行统计分析,搭建X驾驶舱,直观展示企业当前运转情况。

4. 表单设计器

表单与工作liú往往相互配合,工作liú负责审批liú转,而表单负责数据的采集、计算与展示;但表单设计器除了负责审批过程的数据采集,还有非liú程的X需qiú,例如问卷X、投票等,因此表单设计器需要X于引擎。

设计表单相对简单,主要X各种控件(如单行文本、多行文本、下拉框等)完成表单样式的搭建,再设置每个控件的属性、样式,即完成表单的设计。如果要考虑搭建的便捷性、规范性问题,可以X表单模板快速导入实现高效配置。

三、写在最后

在OA系统结构中展示的,只是OA系统的骨架,而将每个细分的平台或X系统剖开,都是一个值得我们仔细品味与了解的世界;而这些世界之间X不断的数据交liú,最终协同完成办公的任务。

另外,我们在规划一个如此庞大的平台时,除了关注系统功能的规划,还需要加强企业管理理论的学xí,了解客户的管理模式,从更宏观的角度观察整个X的布jú。

OA系统要真正解决客户问题,必定需要了解客户的管理理念,在客户旧有理念与OA全新管理理论中寻qiú平衡,才能搭建出符合客户需qiú的、可以真正落地执行的X平台。

以上是本文内容,希望本文可以让大家对协同OA平台有大致概念的认识;如有理解不到位的地方,欢迎交liú补充~共勉!

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